Mudah Menyusun Laporan dengan Penyusunan Tulang Laporan

Hai guys… tentunya seringkali kita merasa kebingungan dalam menyusun laporan, apalagi saat kepala sedang buntu-buntu nya atau disebabkan karena hati sedang mengalami perasaan gegana ( gelisah galau merana ) pastinya bikin mood kita dalam keadaan buruk dong pastinya yang mengakibatkan ide untuk menulispun tidak bisa dikeluarkan dengan baik.

Disini saya sebagai mahasiswa juga merasakan hal yang sama setiap kali membuat laporan, sudah buka word, sudah tulis judul laporannya eh tiba-tiba blank minded dikarenakan tidak tahu konsep seperti apa yang harus dituliskan dalam laporan. Bukan pertama kalinya kita membuat laporan mengenai hasil kegiatan, sejak SMA tentunya kita sudah dituntut untuk membuat laporan mengenai kegiatan yang kita lakukan terutama saat kita terjun ke dalam dunia organisasi. Tapi kita nggak pernah diajarkan bagaimana kita mempermudah menyusun laporan. Ada beberapa hal sebelum kalian menulis laporan yang harus kalian lakukan :

1. Pemahaman kegiatan

Pertama tentunya kita harus memahami kegiatan yang kita lakukan. Kegiatan tersebut harus meresap ke dalam diri kita. Sehingga kita tahu apa yang kita kerjakan, tujuan dari kegiatan yang kita lakukan, proses yang kita lalui untuk mendapatkan hasil dan hasil yang kita dapatkan setelah melaksanakan kegiatan tersebut.

2. Merinci Bukti kegiatan

Yang kedua adalah mengenai bukti dari kegiatan yang kita lakukan. Untuk membuat bukti kegiatan yang kita lakukan kita bisa melakukan nya dengan membuat catatan kecil selama kegiatan berlangsung mengenai apa saja yang kita kerjakan dan segala hal yang berkaitan mengenai kegiatan tersebut ( terutama jika anda berhubungan dengan bagian keuangan seperti bendahara ). Catatan tersebut nantinya bisa anda masukkan ke dalam jurnal kegiatan yang ditandatangani oleh pembimbing. Bukti tersebut yang nantinya akan menjadi bahan untuk pembuatan laporan dan dilampirkan dalam bagian lampiran. Bukti bisa berupa :

• Foto dokumentasi kegiatan
• Catatan kegiatan yang dilakukan
• Catatan pengeluaran dan pemasukan dana
• Hasil pengumpulan data
• Bukti kegiatan yang berhubungan dengan keuangan (invoice, faktur, kwitansi, nota)
• Rekaman wawancara
• Kuesioner atau angket

3. Pengolahan data

Data yang sudah kita miliki harus kita olah sehingga bisa menjadi informasi yang akan dituliskan dalam buku laporan kegiatan. Pengolahan data yang kita lakukan akan menghasilkan lampiran pada buku laporan kegiatan berupa :

• Laporan keuangan kegiatan
• Laporan pelaksanaan kegiatan
• Pengukuran tolak ukur keberhasilan kegiatan
• Jurnal pelaksanaan kegiatan

4. Pengaturan format pada word

Setelah kita melakukan beberapa tahapan sebelum nya kita harus melakukan pengaturan pada halaman Microsoft Word. Pengaturan ini bertujuan untuk menghindari pecah nya konsentrasi dari pembuatan laporan, jika kita tidak melakukan pengaturan dari awal tentunya kita akan terus mengulangi pengaturan selama kita melakukan pengerjaan laporan. Kita harus melakukan pengaturan pada:

• Jenis kertas atau ukuran kertas yang diperlukan dalam pembuatan laporan. kita bisa melakukan pengaturan pada tab ribbon page layout kemudian paper size
• Margin atau batas pengetikan dokumen. Kita bisa melakukan langkah pengaturan sama halnya dengan pengaturan jenis kertas hanya saja pada page layout kita pilih menu margin dan custom margin
• Header and footer kita perlu melakukan pengaturan pada header dan footer. Jika pada laporan menggunakan halaman maka berikan halaman terlebih dahulu atau jika ada header maka tambahkan header sebelum memulai mengerjakan laporan.
• Font and spacing selanjutnya tentukan ukuran font, jenis font, jarak antar spasi yang akan digunakan pada laporan.

5. Tulang-tulang laporan (sub bab)

Tahap selanjutnya adalah pembuatan kerangka laporan. Sama halnya dengan manusia laporan juga memiliki tulang-tulang yang berfungsi untuk menyangga laporan tersebut. Penyusunan tulang-tulang laporan ini memiliki tujuan untuk mempermudah penulis dalam menyusun laporan yang akan dibuat. Tulang laporan ini terdiri dari sub bab yang perlu dimasukkan dalam laporan, tentukan sub bab sesuai dengan urutan yang sesuai dengan laporan yang harus dibuat. Kemudian tulang-tulang laporan ini akan diisi dengan poin-poin yang akan dibahas dalam laporan.

Pembuatan laporan ini memiliki maksud khusus terutama pada kita yang seringkali lupa atau sulit untuk menuangkan pikiran kita kedalam laporan. Dengan adanya pembuatan kerangka awal kita bisa menuangkan setiap ide yang muncul dadakan.

 

Tulang dan poin-poin pembahasan akan diketikkan dengan penambahan styles tulisan berupa heading dengan tujuan mempermudah dalam pembuatan daftar isi dibagian akhir pembuatan laporan. Tulang dan poin-poin ini merupakan sub bab dan sub judul yang ada pada setiap dalam laporan. Usahakan selama melakukan pembuatan laporan kalian membuat setiap bab dalam halaman yang terpisah sehingga kalian dengan mudah dapat merubah dan mengedit setiap bab yang ada tanpa harus mempengaruhi bab yang lainnya. Selain itu pemisahan bab ini akan memiliki dampak kerapian pada laporan kalian karena penulis akan lebih teliti dalam mengoreksi setiap detail bab yang telah dituliskan.

6. Pengisian laporan

Setelah selesai melakukan penyusunan kerangka, kita dapat mengisi bagian laporan sesuai dengan sub bab dan sub judul yang telah kita sediakan. Pengisian laporan ini akan terasa lebih mudah karena kita sudah memiliki kerangka sebagai konsep laporan kita sebelumnya.

7. Satu kesatuan

Jangan lupa bahwa setiap bab yang telah kita buat merupakan satu kesatuan. Jadi setiap bab harus saling terkait satu sama lain dalam pengisian kerangkanya. Jangan sampai setiap bab saling bertolak belakang karena akan membuat laporan anda menjadi terkesan tidak terorganisir dengan baik. Bab yang sudah dibuat sebelumnya kemudian dijadikan satu dalam dokumen yang baru.

Selesai, dokumen laporan yang kita buat sudah siap untuk dilakukan pencetakan tentunya jangan lupa tambahkan daftar isi dan cover untuk melengkapi dokumen laporan yang telah kita buat. Jangan lupa bukti yang telah dikumpulkan sebagai penguat laporan kita. Dengan begini kita bisa menyelesaikan laporan dengan waktu yang singkat karena kita tidak perlu merasa tertekan dengan konsep yang belum dimiliki.

Artikel berjudul “Mudah Menyusun Laporan dengan Penyusunan Tulang Laporan” ini adalah artikel lomba yang di adakan oleh Redaksi Seputar Kuliah (www.seputarkuliah.com)

Ditulis oleh: Nimas Putri Fitria Sari
(Bisa disapa lewat facebook: Nimas Putri)

#SeputarKuliah #SeputarKuliahCom